Instellingen voor ouderenzorg hebben te maken met steeds minder geld. Gevolg is vaak dat ingrijpend wordt bezuinigd op de maaltijden. Tegelijkertijd willen ouderen meer regie houden over hun leven en dus ook over hun eten en drinken. Zorginstelling Evean en maaltijdspecialist Distrivers hebben daarom gekozen voor een andere aanpak. Welzijn en kwaliteit staan voorop. Zijn de ouderen niet tevreden? Dan wordt het contract ontbonden.Hart voor verhalen mocht de betrokkenen interviewen over dit bijzondere contract.

Zorginstelling Evean en leverancier Distrivers sluiten uniek contract

Samenwerking geeft antwoord op onmogelijke uitdaging ouderenzorg

De zorg voor ouderen staat voor een onmogelijke uitdaging. Instellingen hebben te maken met harde bezuinigingen. Ze moeten met minder financiële middelen inspelen op tal van veranderingen, zoals het scheiden van wonen en zorg, veranderende behoeften van cliënten en de aansluiting op de zorg in de wijk. Tegelijkertijd stellen (familie van) cliënten meer eisen. Zij willen zelf de regie voeren over hun leven en dus ook over eten en drinken. Terecht. Maar: hoe neem je als instelling de gezondheid en het welzijn van je cliënten als uitgangspunt en krijg je alle medewerkers mee, terwijl je tegelijkertijd alles moet regelen binnen gespannen financiële kaders? Zònder dat je als instelling uiteindelijk zelf de regie verliest? Een onmogelijke uitdaging.

“Nee, dat is geen onmogelijke uitdaging”, stelt Erick Bakker, Facilitair Manager van zorginstelling Evean. “Het kan wel, door anders te gaan samenwerken met marktpartijen.” Zijn instelling sloot op 1 november een contract met voedingsmiddelenleverancier en maaltijdspecialist Distrivers. Naast het leveren van voedingsmiddelen en maaltijden (zowel convenience als rauw) voor de 2.500 cliënten van Evean, gaat Distrivers ook de functionele aansturing en opleiding van de medewerkers op de 17 intramurale locaties van Evean regelen. Het gaat daarbij om een intensieve en transparante samenwerking, die gericht is op kwaliteit. Erick Bakker: “Heel veel instellingen maken enkel beleid vanuit een financiële bril. Onze focus is gericht op kwaliteit. Natuurlijk moeten wij ook roeien met de riemen die we hebben, maar we blijven wel zelf aan het roer en bepalen zelf onze koers en bestemming. Concreet betekent dat het contract een nieuwe vorm van outsourcing biedt, waarbij wij als zorginstelling de regie houden en zelf nieuwe keuzes kunnen maken als onze cliënten dat nodig hebben.”

Harde financiële afspraken

Erik Wijnhof, algemeen directeur Distrivers: “Voor ons is dat een logische gedachte, die ons elke dag uitdaagt om de wensen en behoeften van cliënten goed in te vullen. Daar is onze projectmatige en efficiënte samenwerking op gericht. Onder ons contract liggen harde financiële afspraken. Sterker nog: als we samen niet in staat zijn om bijvoorbeeld de gezondheid en het welzijn van de ouderen daadwerkelijk te verbeteren, dan is dat een gegronde reden om onze samenwerking te beëindigen. En let wel: de afspraken zijn meetbaar, zodat we steeds de vinger aan de pols kunnen houden. Nu, volgend jaar en de jaren erna.”

Bakker benadrukt dat door de efficiënte en projectmatige aanpak de kosten voor deze nieuwe aanpak van maaltijdvoorziening niet meer bedragen dan in het verleden. “Er is zelfs ruimte voor bijvoorbeeld extra scholing van medewerkers en het investeren in de sfeer en ambiance van de locaties, waarbij de couleur locale van deze locaties behouden blijft.. We dichten met het geld dat we besparen door het verbeteren van de logistiek voor de levering van voedingsmiddelen en maaltijden dus geen eventuele andere gaten in de begroting. Hierdoor neemt de aandacht voor de gezondheid en het welzijn van de cliënten substantieel toe.”

5-sterren niveau

Wijnhof: “De kracht van onze samenwerking is het feit dat we met een procesmatige aanpak alle ambities op elkaar laten aansluiten, de medewerkers betrekken bij het bedenken van oplossingen en structureel verbeteringen doorvoeren. De basis voor het contract is een gezamenlijk uitgewerkte en financieel verantwoorde businesscase. Een belangrijk onderdeel hiervan vormen de CQ-indexmetingen. Deze zijn wettelijk verplicht voor alle zorginstellingen en maken het uitgangspunt van gezondheid en welzijn inzichtelijk en meetbaar. Zowel Distrivers als Evean willen dat deze uitkomen op een 5- sterrenniveau. De CQ-metingen zijn gekoppeld aan financieringsstromen en gaan onder meer over het welzijn, de bejegening en ambiance in de zorginstelling. Scoort Evean daarvoor onvoldoendes, dan is dat dus reden om het contract te ontbinden.”

Medewerkers dachten mee over oplossingen

Cynthia Op den Brouw is procesregisseur en begeleidde de contractuele samenwerking tussen Evean en Distrivers. “Ik heb steeds over individuele organisatiebelangen heen gekeken en eerst op een objectieve wijze de stand van zaken opgemaakt. Daarbij stond een aantal vragen centraal: hoe is de maaltijdvoorziening nu georganiseerd en wat moeten we verbeteren als je de gezondheid en het welzijn van de cliënt centraal stelt?” Daarvoor maakte Cynthia als eerste -samen met de medewerkers van Evean en Distrivers- een analyse van alle locaties. “Doordat ik een onafhankelijke procesregisseur ben, communiceerden mensen vanuit samenwerking. Daarbij zijn medewerkers vanaf het begin goed meegenomen in dit verandertraject. Iedereen wist wat er ging gebeuren en vooral waarom we gezamenlijk kozen voor deze nieuwe samenwerking. Voor iedereen was en is duidelijk hoe het traject zou verlopen. Dat creëerde rust. Doordat mensen ook meedachten over oplossingen, was er meteen draagvlak voor verbeteringen. Bovendien zorgden deze snelle resultaten ook voor extra energie in dit verandertraject.”

In de praktijk

Hoe verliep de voorbereiding in de praktijk? “Voor elke locaties benoemden we aan de hand van de analyses aparte aandachtspunten voor de logistiek, de bereiding en het uitserveren van de maaltijden. Deze namen we op in een opstartplan per locatie. De ene locatie moest bijvoorbeeld eerst de ambiance van het restaurant verbeteren, de andere moest werken aan de manier van bedienen door de medewerkers. Pas als een locatie voldoende scoorde op alle punten, kon de eerste levering plaats vinden. Op 12 december moet de laatste locatie ‘om’ zijn. Dan stopt onze verbeteraanpak niet. We houden de vinger aan de pols. Bovendien investeren we de komende tijd in de verdere opleiding van medewerkers en het optimaliseren van de ambiance. Door de efficiënte en projectmatige aanpak van de levering van de maaltijden, gaat er financiële ruimte ontstaan om dat te doen.”

Slim organiseren

De procesregisseur legt uit wat dat oplevert. “Soms vraagt het uitserveren van de maaltijd aan cliënten om extra zorg van medewerkers. Zij moeten dan wel weten wat dat betekent. Mensen met dementie bijvoorbeeld reageren soms heel anders dan dat je als medewerker verwacht. Hoe moet je daar dan mee omgaan? Vaak is dit medewerkers nooit geleerd. Dat levert dan gedoe op. Heel vaak wordt dan besloten dat de cliënt beter op zijn eigen kamer kan eten. Dat gaat ten koste van het welzijn van de cliënt en kost ook nog eens extra zorg. Doordat je tijdens deze projectmatige aanpak met elkaar bekijkt

hoe het uitserveren verloopt, zie je waar mensen tegenaan lopen. Dan kun je met elkaar bespreken wat er mis gaat, waarom dat gebeurt én bedenken medewerkers zelf oplossingen. En doordat je elders in het proces door een efficiënte aanpak kosten kunt besparen, is het mogelijk om deze medewerkers te laten scholen. En die scholing wordt verzorgd door een zorgprofessional van Evean (die alles weet van dementie) in samenwerking met een professional van Distrivers (die alles weet van bejegening). Zo leren medewerkers in de praktijk hoe ze deze uitdaging kunnen aanpakken. Deze opleidingen kun je nergens inkopen.”

Op den Brouw vervolgt: “En zo hebben we nog veel meer problemen getackeld, zoals de extra aandacht voor cliënten met slikproblemen of de inzet van (ongeschoolde) vrijwilligers. Deze laatste groep mensen is onmisbaar, maar moet je wel op de juiste manier en in de juiste rol inzetten. Het is belangrijk om met de medewerkers samen te onderzoeken hoe dat het beste kan. Dan blijkt dat je door slim te organiseren, maximaal kunt doen. Dan zijn het de vrijwilligers die ook echt voor extra aandacht kunnen zorgen.”

Tastbaar resultaat Zorglandschap 2025

Het sluiten van het contract tussen Evean en Distrivers is een tastbaar resultaat van een brainstorm, die InnovatieNetwerk van het ministerie van Economische Zaken in juni 2013 organiseerde. Tijdens deze brainstorm bedachten twintig experts binnen zorg en welzijn gezamenlijk verschillende schetsen voor de zorg in 2025. Het inspireerde beide organisaties om op een vernieuwende manier samen te werken. Meer informatie over InnovatieNetwerk vindt u op: www.innovatienetwerk.org. Meer info over de brainstorm vindt u op: www.zorglandschap2025.nl